Von A bis Z: Was muss in einer Kündigung stehen? 

Jeder stand oder wird einmal vor der Aufgabe stehen, eine Kündigung für das bestehende Arbeitsverhältnis zu schreiben. Es ist essenziell wichtig zu wissen, was genau in einer Kündigung stehen muss, um richtig zu kündigen, rechtlich abgesichert zu sein und den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Erfahren Sie hier, welche Elemente in Ihrer Kündigung unerlässlich sind, welche Formalitäten Sie einhalten müssen und erhalten Sie eine Vorlage für Ihre nächste Kündigung.

Grundlagen der Kündigung: Inhalt des Kündigungsschreibens 

Unabhängig davon, ob Sie Arbeitnehmer oder Arbeitgeber sind und ein Arbeitsverhältnis beenden möchten, gibt es wesentliche Bestandteile, die in jedem Kündigungsschreiben enthalten sein müssen. 

Ein korrektes Kündigungsschreiben beginnt mit der klaren Angabe persönlicher Daten sowohl des Absenders als auch des Empfängers. Eine formelle Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ leitet das Schreiben ein und anschließend folgt das Datum. 

Eine eindeutige Kündigungserklärung sollte das Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses nennen, ergänzt durch die Angabe des letzten Arbeitstages. Optional ist es möglich, eine kurze Erklärung zur Kündigung hinzuzufügen oder sich für die Zusammenarbeit zu bedanken. Abschließend ist die handschriftliche Unterschrift unerlässlich. Das Kündigungsschreiben kann gerne digital geschrieben werden, muss aber auf jeden Fall schriftlich unterschrieben werden, um seine rechtliche Gültigkeit zu haben. 

Außerdem muss Ihre Kündigung in ausgedruckter Form, also als Brief, bei Ihrem Arbeitgeber eingehen – E-Mails oder mündliche Mitteilungen sind in der Regel nicht ausreichend. Zudem sollten Sie darauf achten, den richtigen Ton zu wahren: sachlich und respektvoll, unabhängig von den Umständen, die zur Kündigung geführt haben. 

Im Nachfolgenden erhalten Sie eine detaillierte Checkliste für Ihr nächstes Kündigungsschreiben. 

Checkliste für das Verfassen eines Kündigungsschreibens 

Um sicherzustellen, dass Ihr Kündigungsschreiben alle erforderlichen Informationen enthält und rechtlichen Anforderungen entspricht, finden Sie hier eine umfassende Checkliste: 

• Persönliche Daten: Vollständiger Name, Adresse, Telefonnummer (optional) und Mitarbeiter- oder Personalnummer (falls zutreffend). 
• Datum: Das Datum, an dem das Schreiben verfasst wird, sollte deutlich angegeben werden. 
• Adressat: Vollständiger Name und Adresse des Arbeitgebers oder der zuständigen Person/Abteilung. 
• Betreffzeile: Eine klare Betreffzeile, z.B. „Kündigung des Arbeitsvertrages vom x“, hilft, das Schreiben richtig zuzuordnen. 
• Kündigungserklärung: Ein eindeutiger Satz, in dem Sie Ihren Wunsch ausdrücken, das Arbeitsverhältnis zu beenden, inklusive des gewünschten Beendigungsdatums. 
• Kündigungsfrist: Bezugnahme auf die Einhaltung der vertraglich oder gesetzlich vorgesehenen Kündigungsfrist. 
• Arbeitszeugnis: Eine Bitte um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. 
• Danksagung: Optional können Sie sich für die Zusammenarbeit und die gesammelten Erfahrungen bedanken. 
• Schlussformel: Ein abschließender Gruß, gefolgt von Ihrer handschriftlichen Unterschrift. 

 Unsere Vorlage für Ihre Kündigung 

[Ihr Name] 
[Ihre Adresse] 
[Telefonnummer]  

[Name des Arbeitgebers/Unternehmens] 
[Adresse des Arbeitgebers/Unternehmens] 

[Heutiges Datum] 

Betreff: Kündigung meines Arbeitsvertrages 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag, geschlossen am [Datum des Vertragsbeginns], ordentlich und fristgerecht zum [letzten Arbeitstag entsprechend der Frist]. 

Ich bitte um eine schriftliche Bestätigung meiner Kündigung und die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. 

Ich möchte mich für die Zusammenarbeit und die mir gebotenen Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung bedanken. 

Mit freundlichen Grüßen 
[Ihr Name]   
[Ihre handschriftliche Unterschrift] 

Die Frist einhalten: Wann Kündigung abgeben? 

Es ist extrem wichtig, dass Sie Ihre Kündigung rechtzeitig abgeben, um auch zum gewünschten Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis zu beenden. Sobald Sie wissen, wann Sie den Arbeitsvertrag beenden möchten, sollten Sie Ihre Kündigung verfassen und einreichen. Ihre Kündigungsfrist ist entweder gesetzlich oder vertraglich im Arbeitsvertrag festgelegt. Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende des Monats. 

Beispiel: Kündigung fristgerecht einreichen 

Das bedeutet beispielsweise, wenn Sie am 1. Juni einen neuen Job anfangen und ab Juni aus Ihrem aktuellen Arbeitsverhältnis raus sein möchten, so muss Ihre Kündigung spätestens am 30. April bei Ihrem Arbeitgeber eingegangen sein. 

Denn vier Wochen vor dem 1. Juni ist der 4. Mai, da aber die Kündigung am Ende eines Monats und vier Wochen vorher eingereicht werden muss, ist die Deadline der letzte Tag des vorherigen Monats: der 30. April. 

Was bedeutet fristlose Kündigung?

Eine fristlose Kündigung, auch als außerordentliche Kündigung bezeichnet, kann von beiden Arbeitsvertragsparteien ausgesprochen werden, wenn ein triftiger Grund vorliegt, der es unzumutbar macht, das Arbeitsverhältnis bis zum Ablauf der normalen Kündigungsfrist oder bis zur vereinbarten Beendigung fortzusetzen. Die Bedingungen für eine solche Kündigung sind rechtlich streng geregelt.

Zu den häufigsten Gründen einer fristlosen Kündigungen sind:

• Schwere Pflichtverletzungen: Zum Beispiel Diebstahl, Betrug, Arbeitsverweigerung oder grobe Verstöße gegen vertragliche Pflichten.
• Strafbare Handlungen: Straftaten gegen den Arbeitgeber, Kollegen oder das Unternehmen.
• Erhebliche Vertrauensbrüche: Zum Beispiel das Vortäuschen einer Krankheit, unerlaubte Nebentätigkeiten, die mit den Interessen des Arbeitgebers kollidieren, oder die Weitergabe vertraulicher Informationen.
• Persönliche Gründe: In seltenen Fällen können auch persönliche Gründe eine fristlose Kündigung rechtfertigen, sofern sie eine weitere Zusammenarbeit unzumutbar machen.

Für die Wirksamkeit einer fristlosen Kündigung ist es erforderlich, dass der kündigende Teil dem anderen Teil zuvor in der Regel eine Abmahnung erteilt hat, es sei denn, es handelt sich um ein Verhalten, das eine sofortige Kündigung ohne vorherige Abmahnung rechtfertigt.

Die Kündigung muss außerdem innerhalb einer Frist von zwei Wochen nach Kenntniserlangung des Kündigungsgrundes ausgesprochen werden. Die Gründe für die fristlose Kündigung müssen klar und unmissverständlich im Kündigungsschreiben angegeben werden.

Resturlaub bei Kündigung: So rechnen Sie Ihren Resturlaub aus 

Egal, ob Sie kündigen oder gekündigt wurden, Ihr Anspruch auf Resturlaub bleibt erhalten. Das Bundesurlaubsgesetz (BurlG) sichert Ihnen mindestens 20 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche zu. Sollten Sie in Teilzeit oder mit einer anderen Wochenarbeitszeit tätig sein, wird Ihr Urlaubsanspruch entsprechend angepasst. 

Die Berechnung Ihres Resturlaubs hängt davon ab, ob Ihre Kündigung in der ersten oder zweiten Jahreshälfte wirksam wird: 

Resturlaub berechnen: erste Jahreshälfte 

Sollten Sie in der ersten Jahreshälfte, bis 30. Juni, gekündigt haben, so wird Ihr Resturlaub anteilig berechnet. 

Mit dieser Formel finden Sie heraus wie:  

Resturlaub berechnen: zweite Jahreshälfte 

Kündigen Sie in der zweiten Jahreshälfte, also ab dem 1. Juli, so haben Sie Anspruch auf den vollen Jahresurlaub, abzüglich der bereits genommenen Urlaubstage, abzüglich der bereits genommenen Urlaubstage. 

Die Formel hierzu ist einfach: 

Diese Regelung kann jedoch durch eine sogenannte Pro-rata-temporis-Klausel im Arbeitsvertrag modifiziert werden, was bedeutet, dass auch in der zweiten Jahreshälfte nur ein anteiliger Urlaubsanspruch bestehen könnte. 

 Der Weg zur reibungslosen Kündigung 

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist ein Prozess, der sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber mit wesentlichen rechtlichen und formalen Anforderungen verbunden ist. Eine gut strukturierte Kündigung enthält persönliche Daten, das Datum der Kündigung, eine klare Kündigungserklärung und die Unterschrift des Kündigenden. Achten Sie darauf Ihre Kündigungsfrist korrekt zu berechnen und dabei zwischen gesetzlichen und vertraglichen Fristen zu unterscheiden. Halten Sie sich an die Vorgaben zum richtig Kündigungen schreiben, so wird Ihr Kündigungsprozess so transparent und fair wie möglich sein.