Anspruch auf Ent­fer­nung ei­ner Ab­mah­nung aus der Per­so­nal­ak­te

Eine Abmahnung, die in der Personalakte vermerkt ist, bleibt in der Regel dort – zumindest in den meisten Fällen. Es gibt keine festgelegten Verjährungsfristen, die eine Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte vorschreiben. Dennoch haben Arbeitnehmer verschiedene Möglichkeiten, um eine Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernen zu lassen.

Eine Abmahnung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin bleibt in der Regel dauerhaft in der Personalakte. Beschäftigte, die die Löschung ihrer Abmahnung aus der Personalakte anstreben, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. In diesem Artikel erfahren Sie, unter welchen Bedingungen eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden kann und welche rechtlichen Aspekte dabei zu beachten sind.

Was ist eine Abmahnung?

Eine arbeitsrechtliche Abmahnung ist in der Regel eine formelle Missbilligung des Fehlverhaltens eines Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber, die oft mit der Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen verbunden ist. In der Regel wird eine Abmahnung ausgesprochen, wenn ein Arbeitnehmer seine vertraglichen Pflichten verletzt hat.

In der Regel informiert der Arbeitgeber den Arbeitnehmer darüber, dass im Falle eines Wiederholungsfalls eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses droht. Ziel einer Abmahnung ist es, dem Arbeitnehmer die Möglichkeit zu geben, sein Verhalten zu ändern und so eine verhaltensbedingte Kündigung zu vermeiden.

Es ist wichtig zu beachten, dass nur Verhaltensweisen abgemahnt werden können, die der Arbeitnehmer aktiv beeinflussen und ändern kann. Abmahnungen aufgrund von Krankheit sind beispielsweise unzulässig, da der Arbeitnehmer seinen Gesundheitszustand nicht beeinflussen kann und an einer Erkrankung und krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit kein Verschulden trägt.

Was ist eine Personalakte?

Eine Personalakte ist eine Sammlung von wichtigen Urkunden, Vorgängen, Dokumenten und Informationen, die die persönlichen und arbeitsrechtlichen Aspekte eines Arbeitnehmers betreffen und direkt mit dem Arbeitsverhältnis verbunden sind. Dies gilt unabhängig von der Form, dem Speicherort oder dem Material der Akten. Auch elektronische Personalakten, die in Datenbanken gespeichert werden, fallen darunter.

Obwohl Unternehmen in Deutschland nicht verpflichtet sind, Personalakten anzulegen, ist es gängige Praxis, für jeden Mitarbeiter eine solche Akte zu führen. Diese enthält die wesentlichen persönlichen Daten sowie wichtige Unterlagen, die während des Arbeitsverhältnisses gesammelt werden, wie beispielsweise das Bewerbungsschreiben, den Arbeitsvertrag und Dokumente zu Weiterbildungen oder Abmahnungen.

In der heutigen digitalen Arbeitswelt sind Personalakten meist digital, was bedeutet, dass alle relevanten Unterlagen und Informationen elektronisch gespeichert werden. Die digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile, darunter einfacheren Zugriff, bessere Organisation und mehr Sicherheit. Unternehmen, die ihre Personalakten digitalisieren, profitieren von einer effizienteren Verwaltung und einem besseren Überblick über ihre Mitarbeiter.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Bleibt eine Abmahnung dauerhaft in der Personalakte? Eine Abmahnung bleibt grundsätzlich dauerhaft in der Personalakte, da es keine gesetzliche Verjährungsfrist gibt. Der Arbeitgeber kann jedoch entscheiden, eine Abmahnung freiwillig zu entfernen, insbesondere wenn es sich um ein einmaliges Fehlverhalten handelt. In solchen Fällen besteht nach zwei bis drei Jahren die Möglichkeit, einen Antrag auf Entfernung der Abmahnung zu stellen. Die Entfernung hängt jedoch stark von den individuellen Regelungen des Unternehmens ab. Ein Arbeitgeber, der eine Abmahnung entfernt, kann diese nicht mehr als Grundlage für eine spätere Kündigung nutzen.

Ein Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung kann auch aus datenschutzrechtlichen Gründen gemäß Artikel 17 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geltend gemacht werden, insbesondere wenn die Abmahnung für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig ist. Dies gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wie das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt entschieden hat. Diese Entscheidung weicht von der bisherigen Rechtsprechung ab und es steht noch aus, ob das Bundesarbeitsgericht dies höchstrichterlich bestätigen wird. Auch das Landesarbeitsgericht Baden-Württenberg sieht in diesem Fall einen Löschungsanspruch für den Arbeitnehmer.

Gibt es ein Recht auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte?

Artikel 17 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährt Personen das Recht, von Verantwortlichen die sofortige Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, es sei denn, es gibt eine rechtliche Grundlage für deren Aufbewahrung, wie ein überwiegendes berechtigtes Interesse.

Insbesondere enthalten Abmahnungen personenbezogene Daten, etwa die beanstandete Verhaltensweise. Daher haben Arbeitnehmer das Recht, nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses die Entfernung oder Löschung einer Abmahnung aus ihrer Personalakte zu fordern. Nach dem Ende der Beschäftigung sind Abmahnungen für den ursprünglich vorgesehenen Zweck nicht mehr erforderlich.

Es ist wichtig zu beachten, dass Abmahnungen nicht mehr zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen des ehemaligen Arbeitgebers dienen, weshalb kein berechtigtes Interesse mehr besteht. Arbeitnehmer sollten sich ihrer Rechte bewusst sein, um ihre Daten effektiv zu schützen.

Abmahnung in Personalakte: Sieht mein neuer Arbeitgeber das?

Wenn ein Mitarbeiter den Job wechselt, ist es wichtig zu wissen, dass der neue Arbeitgeber kein Recht auf Einsicht in die Personalakten des vorherigen Unternehmens hat. Dies bedeutet, dass er keine Informationen über frühere Abmahnungen oder andere personalrelevante Dokumente einsehen kann.

Sollte der neue Arbeitgeber dennoch versuchen, beim alten Arbeitgeber Einsicht in die Personalakten zu erhalten, würde dies einen erheblichen Datenschutzverstoß darstellen. Personalakten enthalten sensible Personendaten, Lebensläufe sowie vertrauliche Informationen zu Gesundheit, familiären Verhältnissen und Religion der Mitarbeiter.

Laut dem Betriebsverfassungsgesetz (§ 83 Abs. 1 BetrVG) hat jeder Arbeitnehmer das Recht, seine Personalakte einzusehen. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter jederzeit und ohne Angabe von Gründen darauf zugreifen können. So haben Sie die Möglichkeit, zu überprüfen, ob Abmahnungen korrekt dokumentiert sind oder ob eventuell unrechtmäßig entfernte Abmahnungen aus den Personalakten gelöscht wurden.

Abmahnung: Frist zur Entfernung aus den Personalunterlagen

Arbeitnehmer können gegen unrechtmäßige Abmahnungen vorgehen, solange diese in der Personalakte vorhanden sind und der Arbeitgeber ihre Rechtmäßigkeit annimmt. Es gibt keine spezifische Frist, die den Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung einschränkt. Wichtig zu wissen: Eine rechtmäßig erteilte Abmahnung unterliegt keiner Verjährung.

Es gibt kein gesetzliches Limit, wie lange eine Abmahnung in der Personalakte bleiben darf. Laut dem Bundesarbeitsgericht sind zwei bis drei Jahre nicht ausreichend, um eine Abmahnung entfernen zu lassen, insbesondere wenn eine schwerwiegende Pflichtverletzung vorliegt. Obwohl eine Abmahnung in der Regel nach zwei bis drei Jahren ihre Warnfunktion verliert und nicht mehr für eine verhaltensbedingte Kündigung verwendet werden kann, kann der Arbeitgeber dennoch Gründe haben, die Abmahnung weiterhin aufzubewahren.

In einigen Fällen kann eine Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag Fristen für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte festlegen. Solche Vereinbarungen können Höchstfristen definieren, die bestimmen, wie lange eine Abmahnung dokumentiert bleiben darf.

Wie entfernt man eine Abmahnung aus der Personalakte?

Arbeitnehmer haben verschiedene Möglichkeiten, um Abmahnungen aus ihrer Personalakte zu entfernen. Hier sind einige effektive Schritte:

• Widerspruch gegen die Abmahnung einlegen: Arbeitnehmer können gegen unberechtigte Abmahnungen vorgehen, indem sie eine Gegendarstellung verfassen. In diesem Schreiben sollte auch die Aufforderung enthalten sein, die Abmahnung aus der Personalakte zu löschen. Wenn der Arbeitgeber die Abmahnung zurücknimmt, muss auch die Gegendarstellung entfernt werden.
• Beschwerde beim Betriebsrat einreichen: Arbeitnehmer haben das Recht, eine Abmahnung vom Betriebsrat überprüfen zu lassen. Wenn sich herausstellt, dass die Abmahnung unrechtmäßig war, kann der Betriebsrat den Arbeitgeber auffordern, die Abmahnung zu löschen.
• Anwaltliche Unterstützung suchen: Arbeitnehmer können einen Anwalt beauftragen, um den Arbeitgeber zur Rücknahme der Abmahnung und zur Löschung aus der Personalakte aufzufordern. Ein rechtlicher Beistand kann oft den Prozess beschleunigen. Unsere Rechtsanwälte helfen Ihnen gerne dabei, Ihre Rechte durchzusetzen.
• Klage auf Entfernung der Abmahnung: Wenn die Abmahnung nicht rechtmäßig ist, haben Arbeitnehmer das Recht, die Löschung der Abmahnung aus der Personalakte einzufordern. Dies kann durch eine Klage beim Arbeitsgericht durchgesetzt werden.

Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte aus Art. 17 DS-GVO?

Arbeitnehmer können gemäß Artikel 17 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses die Entfernung einer Abmahnung aus ihrer Personalakte verlangen. Dieser Anspruch besteht unabhängig davon, ob die Personalakte in digitaler oder Papierform geführt wird. Die DSGVO sieht vor, dass personenbezogene Daten, zu denen auch Abmahnungen zählen, gelöscht werden müssen, wenn sie für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig sind. Dies ist der Fall, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist und die Abmahnung ihre Rüge- und Warnfunktion verloren hat.

Das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt hat in einem Urteil klargestellt, dass der Löschanspruch nach Artikel 17 DSGVO auch für papiergebundene Personalakten gilt, da diese Daten strukturiert gespeichert und zugänglich gemacht werden. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, Abmahnungen nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses aus der Personalakte zu entfernen, um Datenschutzverstöße zu vermeiden. Diese Entscheidung weicht von der bisherigen Rechtsprechung ab, die den Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung nicht auf datenschutzrechtliche Grundlagen gestützt hatte. Eine höchstrichterliche Klärung durch das Bundesarbeitsgericht steht jedoch noch aus.

Wann muss eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Arbeitnehmende haben das grundlegende Recht, falsche Einträge in ihrer Personalakte zu korrigieren oder entfernen zu lassen. Dazu zählt auch die Entfernung einer unrechtmäßigen Abmahnung durch den Arbeitgeber aus der Personalakte.

Bei einer rechtmäßigen Abmahnung ist die Situation jedoch anders. Es gibt keine Verjährung für solche Abmahnungen, was bedeutet, dass sie gültig bleiben und nicht – wie oft fälschlicherweise angenommen – nach zwei Jahren ihre Wirksamkeit verlieren. Daher gibt es kein „Ablauf- oder Verfallsdatum“, nach dem eine Abmahnung automatisch entfernt werden müsste.

Wie kann ein Anwalt Sie dabei unterstützen, die Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen?

Die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, eine Abmahnung, selbst nach jahrelangem vorbildlichem Verhalten, zu löschen. Wichtiger Hinweis: Abmahnungen verjähren nicht, sie verlieren lediglich an abschreckender Wirkung.

Wenn Sie eine Abmahnung entfernen lassen möchten, ist es entscheidend zu prüfen, ob es sich um eine wirksame oder unwirksame Abmahnung handelt. Formale Fehler können dazu führen, dass eine Abmahnung als unwirksam gilt. Selbst bei wirksamen Abmahnungen besteht die Möglichkeit, diese nach einigen Jahren aus der Personalakte entfernen zu lassen.

Um dies zu erreichen, sollten Sie Ihren Arbeitgeber schriftlich auffordern, die Abmahnung zu löschen. Bei Allright Rechtsanwälte bieten wir Ihnen eine telefonische Erstberatung an, bei der Sie mit unseren Rechtsexperten und Anwälten verbunden werden. Diese prüfen Ihren Fall und geben Ihnen eine erste Handlungsempfehlung. Danach entscheiden Sie, ob Sie unsere Allright Rechtsanwälte für weitere Unterstützung beauftragen möchten.